Zarządzanie czasem
Zarządzanie czasem
Jedną z ważniejszych umiejętności w życiu, a szczególnie w procesie szukania pracy i planowania kariery, jest właściwe zarządzanie czasem. Każdy człowiek jest w stanie odbierać 6 x 1000 000 000 bitów informacji na sekundę (jednocześnie nasza świadomość rejestruje tylko 4 x 100 000 bitów informacji). Jesteśmy w stanie ogarnąć swym umysłem zaledwie od 3 do 5 docieranych do nas w danym momencie informacji. Musimy więc dokonywać uważnej selekcji tego, co do nas dociera z otaczającego świata i zmusza do wytężonej koncentracji.
Nie możemy zarządzać czasem, ale możemy zarządzać sobą w taki sposób, aby skuteczniej osiągać pożądane cele. Czas jest pojęciem abstrakcyjnym, jednym ze zmiennych fizycznych parametrów czasoprzestrzeni.
Moje ulubione stwierdzenie, kiedy ktoś mi mowi, że nie ma czasu to, że wszyscy mamy te same 24 godziny na dobę…
Planowanie efektywnego wykorzystania czasu (czytaj: życia) jest procesem indywidualnym i powinno być dopasowane do naszego cyklu biologicznego, pracy, stylu i warunków życia.
Najpierw sprawdźmy jak obchodzimy się ze swoim czasem. Oblicz ilość godzin w ciągu miesiąca, które poświęcasz na:
Pracę zawodową
Obowiązki domowe
Sen
Internet
Zainteresowania
Sport
Życie towarzyskie
Odpoczynek
Czas przeznaczony na pogłębianie wiedzy
Teraz przeanalizujmy, na co poświęcamy najwięcej czasu, a na co zdecydowanie za mało i gdzie możemy wprowadzić zmiany?
W ciągu ostatnich kilkudziesięciu lat modele organizacji czasu bardzo się zmieniały. Osoby, które potrafiły lepiej wykorzystywać czas, działały efektywniej i osiągały w swoich działaniach lepsze rezultaty. Możemy wyróżnić cztery generacje zarządzania czasem: przypominanie, planowanie, priorytety i hierarchia wartości.
Podstawowa recepta na efektywne zarządzanie czasem to ustalenie właściwych priorytetów i codzienna ich ewaluacja.
Każdy z nas jest wyposażony jest jakby we własny “zegar wewnętrzny”. Niektórzy z nas potrafią efektywnie pracować jedynie przez kilka godzin dziennie, inni zachowują maksimum swej wydajności zawodowej przez kilka dni w tygodniu, przez kilka tygodni, a jeszcze inni nawet przez długie miesiące. Oczywiście zdolności koncentracji i możliwość efektywnego działania każdego człowieka podlega wahaniom. Większość ludzi zwykle osiąga największą wydajność przed południem. Zdarzają się jednak osoby, które najlepsze rezultaty swojej pracy osiągają dopiero wieczorem, a nawet w nocy.
Trudno oczekiwać, by ludzie preferujący wieczorny i nocny tryb pracy, efektywnie wykonywali swoje zawodowe obowiązki wcześnie rano, a przecież o tej porze upływa większa część ich życia zawodowego. Osoby, które najlepiej koncentrują się w godzinach wieczornych i nocnych, powinny szukać pracy w zawodzie, który umożliwi im wykorzystywanie maksimum swoich możliwości i umiejętności właśnie w tej części doby. Należy optymalnie wykorzystać siły organizmu, zamiast działać przeciwko nim. Najważniejsze i najtrudniejsze zadania powinniśmy wykonywać w porze wzmożonej aktywności organizmu. Podczas spadku naszej wydajności psychofizycznej, powinniśmy skupiać się głównie na czynnościach rutynowych.
Jedną z popularnych zasad zarządzania jest zasada 80/20 zwana popularnie zasadą Pareto. Nazwa pochodzi od nazwiska włoskiego ekonomisty Vilfredo Pareto, który zwrócił uwagę, że na oczekiwany rezultat działania składa się aż 80% czynników mało istotnych i jedynie 20 % czynników strategicznych, np.
20% klientów przynosi 80% sprzedaży
20% błędów powoduje 80% konsekwencji
20% znajomych to 80% wartości
20% nakładu czasu daje 80% rezultatów
20% źródeł daje 80%użytecznej informacji
20% pracowników wykorzystuje 80% czasu menedżera
Analiza Pareto sugeruje, że powinniśmy skupiać się głównie na tych czynnościach, które przynoszą nam najlepsze rezultaty i aby się o tym przekonać, przez kilka dni spróbujmy wnikliwie przyjrzeć się wszystkim wykonywanym przez nas czynnościom.
ANALIZA CZYNNOŚCI W MINUTACH
Zrób tabelę. Kolumny: Czynność Czas Trwania Komentarz
OCEŃ KAŻDĄ CZYNNOŚĆ WEDŁUG NASTĘPUJĄCYCH KRYTERIÓW:
CZY WYKONYWANIE DANEJ CZYNNOŚCI BYŁO KONIECZNE? TAK, NIE
CZY ILOŚĆ POŚWIĘCONEMU TEMU ZAJĘCIU CZASU MOŻNA UZASADNIĆ? TAK, NIE
CZY REALIZACJA BYŁA CELOWA? TAK, NIE
CZY MOMENT REALIZACJI BYŁ WYBRANY WŁAŚCIWIE? TAK, NIE
Jeżeli czynności zbyteczne stanowią ponad 10% całości poświęconego przez nas czasu, to oznacza, że mamy trudności w ustalaniu hierarchii ważności wykonywanych zadań oraz trudności w delegowaniu zadań.
Jeżeli w ponad 10% przypadkach okaże się, że na wykonywanie określonych czynności poświęcamy zbyt dużo czasu, to powinniśmy dokładnie zbadać przyczyny marnotrawienia cennego czasu.
Jeżeli przeznaczony na realizację czas w ponad 10% przypadków nie był zadowalający, to oznacza, że mamy trudności w planowaniu naszego czasu pracy i w efektywnym dysponowaniu nim.
Inną techniką zarządzania czasem jest tak zwana MACIERZ EISENHOWERA. Polega ona na:
Odróżnieniu spraw pilnych i nie pilnych, ważnych i nieważnych.
I. Sprawy ważne, pierwszoplanowe lecz, nie koniecznie pilne
Zaliczamy tu sprawy, których realizację z wielu powodów możemy odłożyć na później np. napisanie listu do najbliższych, dokończenie edukacji, diety, wizyta u lekarza…Musimy jednak ustalić termin realizacji tych planów!
II. Sprawy ważne, pierwszoplanowe i pilne
Są to zadania i czynności, które muszą być wykonane natychmiast lub w najbliższej przyszłości. Ich niewykonanie może przynieść poważne konsekwencje. Natychmiast wykonać samemu!
III. Sprawy nie pilne, drugorzędne
Są to sprawy, które nie są ani pilne, ani ważne. Jednak ciągle o nich myślimy i one przyciągają naszą uwagę zabierając nam cenny czas. Te sprawy załatwiają się zwykle same!
IV. Sprawy pilne, lecz nie ważne
Do tej grupy należą sprawy, które wymagają natychmiastowego działania, lecz które z punktu widzenia oczekiwanych efektów lub ewentualnych konsekwencji, nie są bardzo istotne (np. zebranie materiałów, podziękowanie za uczestnictwo). Te sprawy należy maksymalnie delegować!
Istotą racjonalnego zarządzania czasem IV generacji jest umiejętne planowanie i wykorzystywanie czasu przede wszystkim na zajęcia, które są pilne i ważne.
Kolejnym sposobem efektywnego zarządzania czasem jest metoda zwana „metodą salami”, polegającą na tym, że realizację stojącego przed nami zadania, rozkładamy na kilka mniejszych czynności, a wówczas ich wykonywanie będzie łatwiejsze i szybsze.
Zachęcam do wypróbowania wszystkich wspomnianych przeze mnie metod zarządzania czasem. Są one naprawdę skuteczne, potrzeba jedynie chęci, by się o tym przekonać. Dobre zarządzanie czasem, to jest jedna z cenniejszych umiejętności przynosząca wymierne rezultaty zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym. Dzięki umiejętności dokonywania właściwej selekcji ważności stojących przed nami spraw i wyzwań, osiągamy lepsze rezultaty w nauce, pracy i w życiu osobistym.