Praca z domu + uwagi dla firm

Praca z domu + uwagi dla firm

Począwszy od 15 marca 2020 wiele osób zamieniło pracę na pracę z domu lub na wersję hybrydową czyli część pracy w domu, część w firmie. Ma to swoje konsekwencje podatkowe.

Zarządzenia związane z okropną zarazą wywróciły nasze życie do góry nogami. Około 4.7 miliona osób, które zwykle nie pracowały z domu, nagle zostały zmuszone, aby to robić. W tym blisko 2 miliony mając w domu dziecko poniżej 18 roku życia.
Urząd Statistics Canada również podał, że w tygodniu marzec 22-28, 2020, około 40% pracowników wykonywało pracę z domu lub w innej lokalizacji, a 20% w ogóle nie pracowało z powodu zarazy.

Przygotowując się do rozliczeń podatkowych, pracownicy pracujący z domu myślą o odpisach podatkowych związanych z ich pracą z domu oraz w przypadku pracy hybrydowej również kosztów przemieszczania się pomiędzy dwoma biurami: domowym i firmowym. Oto kilka przykładów wydatków, które pracownik może ująć w odpisach podatkowych: światło, ogrzewanie, kabel/internet, telefon komórkowy, utrzymanie pomieszczenia (maintenance), koszty transportu.

Kto kwalifikuje się na odpisanie kosztów “biura w domu?”
1. Pracownicy, którzy pracowali z domu, gdy ich miejsce pracy było zamknięte
2. Pracownicy, których praca miała charakter hybrydowy
3. Pracownicy, którym pracodawca dał możliwość pracy z domu na czas nieograniczony
4. Pracownicy, którzy pracują z domu, ponieważ nie chcą wracać z powrotem do lokalu firmy
5. Pracownicy, których pracodawca zmusił do pracy w domu na czas nieograniczony.

Ważna zasada
Odpis jest dozwolony jedynie na podstawie sekcji 8 Income Tax Act, ale pod warunkiem, że pracodawca potwierdzi taki stan rzeczy na specjalnym formularzu T2200, który jest wysyłany razem z podatkiem do agencji CRA.
Sekcja 8 pozwala na odpisy związane z wykonywaniem pracy, takie jak:
1. obowiązkowe składki związane w wykonywanym zawodem, związane z pracą i które nie były zrefundowane przez pracodawcę;
2. inne wydatki związane z wykonywaniem pracy: wynajem lokalu (home office rent), zatrudnienie i wynagrodzenie dla asystenta lub osoby zastępczej, które musi być potwierdzone przez pracodawcę w umowie o pracę,
3. koszty związane z materiałami biurowymi, które nie były pokryte przez pracodawcę i co do których pracownik nie miał podstaw do otrzymania zwrotu od pracodawcy.

Głównym testem dla pracownika, który chce odpisać wydatki związane z pracą, jest posiadanie podpisanego druku T2200, który został unowocześniony pod kątem obecnej sytuacji. Uwaga: pracodawca może pokryć pracownikowi koszty materiałów i biura w domu do $500, które są wolne od opodatkowania i które mogą pokryć np. koszt biurka czy drukarki.
Pracownicy powinni zakręcić się o zdobycie druku T2200 teraz, zanim nie okaże się, że pracodawcy już nie ma lub ty nie masz już pracy u tego pracodawcy.
Dodatkowym wymogiem jest posiadanie osobnego pomieszczenia w miejscu zamieszkania w celu wykonywania pracy z domu (para. 8(13)). Pomieszczenie to powinno być używane wyłącznie do wykonywania pracy oraz na regularne spotkania z klientami lub innymi osobami w ramach obowiązków zawodowych. Spełnienie tego wymogu jest nierealne w większości przypadków. Co więc zrobić? Odpisywać czy nie? Jeżeli pracodawca wymaga, to jak najbardziej, chociaż może to być punktem spornym z agencją.

Czy musimy pracować z domu przez cały rok, aby się kwalifikować? Czy kalkulujemy koszty tylko za okres pracy w domu, np. 60 dni? Na druku T2200 jest pytanie czy w ramach zatrudnienia masz obowiązek pracowania z domu? W jakim czasowym procencie? Czy pracodawca pokrywa jakieś koszty? Czy pracownik ma obowiązek pokrycia kosztów materiałów? Jeżeli pracownik posiada kontrakt z pracodawcą, to zwykle warunki zatrudnienia są ujęte w pisemnym kontrakcie. Tym niemniej Sąd Podatkowy i agencja CRA są zgodne, że pisemny kontrakt z pracodawcą niekoniecznie uwzględnia wszystkie elementy umowy o pracę. Na przykład, obowiązek pracy z domu może wynikać z sytuacji w pracy. Zamknięcie miejsca pracy przy wymogu jej kontynuowania nie musi być ujęte w umowie. Jest to sytuacja nowa i raczej wyjątkowa.
Stąd teraz jest czas na skompletowanie dokumentacji, w której pracodawca potwierdza, że pracownik miał pracować z domu ponieważ zaistniały okoliczności wymienione powyżej. Wielu pracowników agencji CRA pracuje z domów. Jak rozmawiałem z kontrolerem z biura podatkowego w Calgary, to przyznał, że prawie wszyscy pracownicy agencji pracują z domów, a w całym budynku pracują jedynie cztery osoby.
Pamiętajmy też, że kontrole wydatków związanych z odpisami dotyczącymi pracy z domu są najczęstszą kategorią kontroli osób indywidualnych. Bierze się to stąd, że agencja CRA wiele ile razy wyłapała rozliczenia podatkowe, które zawierały odpisy pracowniczych wydatków liczonych na oko”, bez T2200, bez rachunków.
A co z innymi zmianami w podatkach?

Jest ich wiele, podaję kilka dla przypomnienia i w celu przygotowania się biznesów do rozliczeń za rok 2020:
1. Dywidendy
Należy dobrze dokumentować źródła dochodów, które będą stanowić fundusze do wypłacania dywidend z uwagi na reguły dotyczące TOSI (tax on split income).
2. Bonusy i regularne wynagrodzenie. Należy dokumentować okresy, do których należą zarówno bonusy, jak regularne wynagrodzenie. Ma to ścisły związek z kalkulacjami CEWS i CERB. Na przykład jakaś część bonusu, który dotyczy okresu całego roku może mieć wpływ na wysokość CEWS oraz może wyeliminować kwalifikację na CERB.
3. Pracownik/podwykonawca. Relacja ta, z uwagi na szybkie zmiany w ekonomii, wymaga szczególnej uwagi. Jednym z naistotniejszych kryteriów jest intencja obu stron – pracownika i pracodawcy.
4. Aplikacja dla pracodawcy na program CEWS. Przeanalizuj optymalny moment składania podania o ten zasiłek. Sprawdź najnowsze przepisy, mogą bowiem mieć wpływ na poprzednie aplikacje. Pamiętaj, że złożenie podania jest jednocześnie zgodą na opublikowanie nazwy firmy przez agencję CRA. W tym miejscu przypominam, że należy złożyć formularz TD27 do agencji CRA – 10% Temporary Wage subsidy Self-Identification Form for Employers, niezależnie czy był ten program wykorzystany czy nie.
5. Zmiany w charakterze biznesu. Robiąc rozliczenie podatkowe firmy należy również zadeklarować klasyfikację biznesu, tzw. NAICS (North American Industry Classification System). Wpisanie starego kodu do nowego biznesu może zachęcić agencję CRA do przeprowadzenia kontroli.
6. Statute-barred periods. Otóż ponieważ zostały przedłużone terminy składania podatków, również zostały przedłużone okresy rozpatrywania rozliczeń. Mieliśmy ostatnio wiele przykładów obniżenia kryteriów przez agencję CRA w celu możliwoiści cofnięcia się wiele lat wstecz w celu rewizji podatków i ukarania z jak najgrubszej rury. Pisałem niedawno o sprawie zakończonej w tym roku, która dotyczyła lat 2007 i 2008.
7. Odpisy biura w domu. O tych napisałem powyżej. Pamiętajmy o nowym formularzu T2200, który jest jeszcze dopracowywany przez agencję CRA.

Piotr Z. Chwalisz
M.Sc. TEP

647 648-6363